Active Sourcing – so machst du es richtig.

Wer es nicht kennt – Active Sourcing bezeichnet die proaktive Suche und direkte Ansprache potenzieller Kandidat:innen durch Unternehmen oder Recruiter. Dabei wird nicht auf Bewerbungen gewartet, sondern aktiv auf passende Profile zugegangen, um die besten Talente für offene Stellen zu gewinnen. Das passiert klassisch auf Netzwerken wie Xing oder LinkedIn. Doch daneben gibt es einen Haufen anderer Netzwerke und Communities, welche wir in unserem vorherigen Artikel beschrieben haben. Also Netzwerke wie GitHub, Stack Overflow, lokale und regionale Gemeinschaften, Community-Hubs und so weiter. Lies am besten den Artikel, den wir gerade verlinkt haben, um auf dem aktuellen Stand zu sein.

Das Anschreiben: Dos & Don'ts

Alles startet mit der ersten Kontaktaufnahme. Du hast einen Wurf. Einen, verstehst du? 

Stell dir einfach vor, du findest bei Tinder jemanden, der dir richtig gut gefällt. Da legst du dich richtig ins Zeug, oder? Hier verwendest du keine Nachricht, die du auch 10 anderen Personen geschickt hast, richtig?

Genauso ist es hier – du wirbst um eine Person für dein Unternehmen, also möchtest du, dass sich diese Person in eure Firma verliebt. Okay, das war übertrieben, es reicht, wenn ihr dessen Interesse entfacht – aber auch das erfordert entsprechende Skills. Schauen wir uns diese im Detail an.

Der Betreff

Wenn du eine E-Mail schreibst (im Gegensatz zu einer Direktnachricht in einem Netzwerk), hat der Betreff eine unverhältnismäßig starke Gewichtung. Wenn der nicht sitzt, weil du eine vorsintflutliche Floskel wie “Eine neue Herausforderung” verwendest, ist deine gesamte investierte Arbeit für die Katz. Der Betreff ist eine gute Übung, ob du verstanden hast, was den oder die Kandidat:in an einer Position potenziell reizen könnte. Du willst also einen persönlichen Bezug herzustellen – das signalisiert der Person, dass ihr euch dieser auseinandergesetzt habt. Bei einer zwanglosen Kontaktaufnahme erwirkt der Vorname häufig bereits Interesse. Und wenn ihr das mit einem Grund oder Benefit verbindet, bei dem ihr denkt, das könnte die Person interessant finden, wird diese mit hoher Wahrscheinlichkeit auf die E-Mail klicken.

Ihr müsst in jedem Fall anders klingen als die anderen 0815-E-Mails, die wir alle kennen. Zu diesen gehört auch, wenn einfach der Stellentitel verwendet wird. Selbst anders und schlecht geschrieben hat mehr Potenzial geklickt zu werden als die immer gleichen und vorhersehbaren Betreffs. Sei anders. Und vor allen Dingen – sei persönlich und nimm Bezug.

Der richtige Ton

Wenn Du Kandidat:innen anschreibst, sei also persönlich und authentisch. Das ist das Allerwichtigste in der gesamten Kommunikationskette. Keiner möchte den Eindruck haben, dass Du mit einer Vorlage hantierst. Wirf einen Blick auf die Profile der Kandidat:innen und finde Gemeinsamkeiten oder Interessen, die Du in der E-Mail ansprechen kannst. Gemeinsamkeiten erzeugen Sympathie (du weißt schon, Spiegelneuronen, die Geschichte) und auch hier wieder ein Gefühl der Wertschätzung, da du dich mit der Person im Vorfeld auseinandergesetzt hast.

Inhalte des Anschreibens

Sei konkret darüber, was Dich an dem Profil der Kandidat:innen beeindruckt hat. Erwähne ein oder zwei spezifische Skills oder Projekte, die dir ins Auge gestochen sind.

Erkläre weiterhin kurz, warum Du glaubst, dass die oder die Kandidat:in passend für eine Stelle ist – greife hier die zuvor genannten Skills oder Projekte auf. Dieser Bezug macht eindeutig, warum diese Person so “einzigartig” auf die Vakanz passt. Wenn du kurz das Potenzial für persönliche und berufliche Entwicklung nennen kannst, ist das ein Pluspunkt. Allerdings müssen wir darauf achten, dass diese erste Nachricht nicht zu lang wird.

Beschreibung der Rolle

Wie gesagt, bei dieser ersten Kontaktaufnahme muss die Beschreibung der Position nicht ins Detail gehen. Wir wollen zunächst das Interesse wecken. Du weißt ja bereits grob, dass die Person die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt, daher reicht es zu beschreiben, wie die Rolle zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. In unserem Artikel “Warum deine Stellenbeschreibung zum Scheitern verurteilt ist” findest du weitere Tipps, wie du die Rolle anregend beschreibst und nichtssagende Elemente entfallen lässt. 

Die Länge des Anschreibens

Eine erste E-Mail / Nachricht sollte informativ, aber nicht zu lang sein. Überfordere die Kandidat:innen nicht mit zu vielen Informationen auf einmal. Vergiss nicht: Diese Kontaktaufnahme hat nur eine Funktion, nämlich das Interesse des Gegenübers zu wecken! 

Alles andere kann danach kommen.

Videobotschaft? Warum nicht!

Ja, eine Videobotschaft kann Wunder wirken. Es zeigt, dass du dir extra Mühe gibst und die Kandidatin oder der Kandidat bekommt ein wesentlich besseres Gespür für dich und dein Unternehmen. Entweder schickt du alles als Videobotschaft oder ergänzt mit deinem Video deinen Text. Bei der Ergänzung würden wir uns für den Teil entscheiden, in dem du klar stellst, warum die Person ausgerechnet auf eure offene Position passt.

Und was, wenn weitere Informationen gefordert werden?

Erstmal Glückwunsch – die betroffene Person zeigt also Interesse, klasse! Auch hier halte dich eng an unserem Artikel “Warum deine Stellenbeschreibung zum Scheitern verurteilt ist”. Da Menschen immer mit Menschen arbeiten, sind zwei Dinge besonders wichtig:

Infos über das Team

Gib einen Einblick in das Team, in das der Kandidat oder die Kandidatin eingegliedert wird. Wie sieht die Teamstruktur aus? Welche gemeinsamen Werte habt ihr?

Firmenkultur

Was ist eure Firmenkultur? Nenne 2-3 Kernwerte des Unternehmens und wie diese im Alltag gelebt werden.

Technik & Timing

Termine vereinbaren

Schicke einen Calendly-Link mit. Das vereinfacht die Terminfindung und zeigt, dass Du die Kandidat:innen respektierst, indem Du ihnen die Möglichkeit gibst, einen für sie passenden Termin auszuwählen. Dieser kleine Schritt kann eine große Wirkung haben, indem er die Kandidat:innen dazu ermutigt, sich aktiv in den Prozess einzubringen. Und ganz klar der einfachste Schritt, um zu einer Einigung zu kommen.

Erinnerungen setzen

Tools wie Asana, Trello oder ein elektronischer  Kalender deiner Wahl können dir helfen, den Überblick zu behalten. Setze Dir Erinnerungen, um rechtzeitig auf die Kandidat:innen zurückzukommen. Hierbei ist ein Balanceakt gefragt, um die Kandidat:innen nicht zu überfordern. Eine gute Faustregel ist, mindestens eine Woche nach dem ersten Kontakt zu warten, bevor Du nachfasst. Gib den Kandidat:innen genug Zeit, um über das Angebot nachzudenken. Solltest Du keine Antwort erhalten, könntest Du nach weiteren sieben Tagen noch einmal nachhaken.

Zusammenfassend ist das Anschreiben im Active Sourcing ein zentraler Baustein, um potentielle Kandidat:innen für sich zu gewinnen. Es muss persönlich, authentisch und aufmerksam sein. Mit der richtigen Mischung aus Persönlichkeit und Professionalität steht einer erfolgreichen Kontaktaufnahme nichts mehr im Weg.

Deshalb möchten wir noch einmal betonen, wie wichtig die Menschlichkeit in diesem Prozess ist. Wir sind in der Personalberatung tätig, weil wir Menschen helfen wollen, ihren idealen Job zu finden. Und das sollte in jeder E-Mail, in jedem Anruf und in jedem Treffen deutlich werden. Also, viel Erfolg beim Active Sourcing!

‍