Offboarding 2.0 – der letzte Eindruck zählt genauso

In unserem letzten Artikel haben wir euch professionelles Onboarding gezeigt. Aber nicht nur der erste Eindruck zählt – der letzte Eindruck ist genauso wichtig! Denn wenn Mitarbeitende gehen, nehmen diese oftmals Know-How mit, welches dann in eurem Unternehmen fehlen wird. Und das ist nur einer von vielen Gründen. Weiterhin geht es um eure Employer Brand, die Firmenkultur und eure Souveränität als Unternehmen. Denn im Offboarding könnt ihr besonders mit Souveränität glänzen!

Exit Management aka Offboarding

Zunächst ist es wichtig, Offboarding als einen Prozess mit mehreren Phasen zu verstehen und nicht als ein einmaliges Ereignis. Beim Offboarding oder auch Exit Management geht es darum, sich souverän, möglichst positiv und wertschätzend von einem Mitarbeitenden zu verabschieden. Es umfasst die gesamte Verabschiedung auf technischer und sozial-emotionaler Ebene in verschiedenen Phasen. Intern sollten wir im HR-Bereich das Offboarding als einen wichtigen Verantwortungsbereich erkennen und etablieren. Denn gerade in Zeiten des Fachkräftemangels prägt es zusätzlich die Unternehmenskultur und das Employer Branding euer Firma. Gleichzeitig sollten wir es im Sinne des Netzwerkens positiv und vorausschauend gestalten.

Checkliste für das Offboarding

Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass der Abschied der Mitarbeitenden so reibungslos wie möglich verläuft und eine positive letzte Erfahrung hinterlässt. Wir haben einige wichtige Punkte zusammen, die in eure Offboarding-Checkliste aufgenommen werden sollten:

1. Kommunikation, Planung und Formalitäten

• Informiere die Mitarbeitenden rechtzeitig über den Austrittstermin und den Start und Umfang vom Offboarding-Prozess.
• Kläre offene Fragen zu Urlaubsansprüchen, Überstunden, Abrechnungen usw.
• Informiere alle relevanten Abteilungen über den Austritt.

2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten übergeben

• Identifiziere wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Angestellten.
• Offene Projekte und Aufgaben müssen sorgfältig dokumentiert werden.
• Nachfolger:in benennen oder Aufgaben an andere Teammitglieder übergeben.

3. Wissenstransfer und Dokumentation

• Dokumentiere das Wissen der Mitarbeitenden und mache es dem Team zugänglich.
• Ermutige die Mitarbeitenden, wichtige Informationen und Best Practices zu teilen.
• Stelle sicher, dass die Arbeitsdokumentation(en) überprüft und aktualisiert sind.

4. Zugriffsrechte und IT-Aspekte

• Deaktiviere oder übertrage Zugriffsrechte des Angestellten für interne Systeme, E-Mails, Cloud-Speicher usw.
• Sichere wichtige Dateien und Informationen.
• Überprüfe, ob alle Unternehmensressourcen zurückgegeben wurden.

5. Austrittsgespräch und Feedback

• Führe das Austrittsgespräch, um wertvolles Feedback zu erhalten.
• Frage nach den Gründen für den Austritt und möglichen Verbesserungspotenzialen.
• Gib dem oder der Mitarbeitenden die Möglichkeit für konstruktives Feedback.

6. Abschiedsveranstaltung und Wertschätzung

• Plane eine zwanglose Abschiedsveranstaltung (z. B. Mittagessen) oder informelle Zusammenkunft, um dem oder der Mitarbeitenden Anerkennung und Wertschätzung entgegenzubringen.
• Ein cooles und/oder nützliches Abschiedsgeschenk mit Firmenlogo als Zeichen der Wertschätzung zeigt eure Souveränität auf und somit bleibt ihr in guter Erinnerung.

7. Alumni-Programm und Kontaktpflege

• Falls vorhanden, informe den Mitarbeitenden über ein Alumni-Programm.
• Versuche den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, um im Nachgang mögliche Netzwerkmöglichkeiten zu nutzen. Denn es kommt auch nicht selten vor, dass Ehemalige auch wieder zurückkommen. Stichwort Boomerang Hiring.

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Bitte beachte, dass diese Checkliste eine sehr allgemeine Zusammenfassung darstellt und natürlich an die spezifischen Bedürfnisse deines Unternehmens angepasst werden muss. Weiterhin wollen wir euch noch ein paar goldene Regeln für das Offboarding mit an die Hand geben.

1. Transparente Kommunikation

Eine klare und offene Kommunikation während des Offboarding-Prozesses ist entscheidend. Im Grunde so immer kommuniziert werden, in jeder Beziehung. Sowohl der oder die ausscheidende Mitarbeiter:in als auch das verbleibende Team sollten über den Grund für die Trennung informiert werden, um Missverständnisse und vor allem auch Gerüchte zu vermeiden. Das zeugt von einer starken Unternehmenskultur und stärkt das Vertrauen in der Belegschaft.

2. Wertschätzung und Respekt

Jede:r scheidende Mitarbeiter:in sollte mit Wertschätzung und Respekt behandelt werden. Anerkennung für geleistete Arbeit und das offene Zeigen von Dankbarkeit tragen zu einem positiven Abschied bei. Wie in jeder guten Beziehung war der Großteil der gemeinsamen Zeitraums positiv, sonst wärt ihr beide ja nicht so lange zusammen geblieben – sprecht über diese Zeit. Dann fällt die Wertschätzung auch gleich viel einfacher aus.

3. Austrittsgespräch aka Exit-Interview

Ein strukturiertes Austrittsgespräch oder Exit-Interview bietet die finale Möglichkeit, offene Fragen zu klären, Feedback zu geben und wertvolles Feedback von ausscheidenden Mitarbeitenden zu erhalten. Indem ihr Fragen zur Zufriedenheit, Verbesserungsvorschlägen und Gründen für den Weggang stellt, könnt ihr wertvolle Erkenntnisse gewinnen und zukünftige Abgänge verbessern. Oder bestenfalls verhindern, was das oberste Ziel sein sollte. Als Unternehmen könnt ihr hier weiterhin wertvolle Daten sammeln, um auch an eurer Unternehmensmarke zu arbeiten und mögliche Missstände zu beheben.

4. Know-how-Transfer

Um einen lückenlosen Wissenstransfer sicherzustellen, müssen frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um das Wissen des scheidenden Mitarbeiters an das verbleibende Team weiterzugeben. Dies kann die Dokumentation von Prozessen, Schulungen oder die Einführung eines Mentoring-Programms umfassen. Im besten Fall erfolgt die Dokumentation stetig und muss nicht erst im Offboarding initialisiert werden. Sonst wird eine Person immer ein Single Point of Failure sein, was wir nur zu gut aus der Informatik kennen.

5. Nahtlose Abwicklung

Ein reibungsloser Übergang ist genauso förderlich, um sicherzustellen, dass laufende Projekte und Aufgaben ohne größere Unterbrechungen fortgesetzt werden können. Auch hier helfen digitale Checkliste (Asana, Clickup, Trello etc.), alle erforderlichen Schritte zu dokumentieren und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

6. Zeitliche Planung

Ein gut geplanter Offboarding-Prozess beinhaltet eine gut strukturierte zeitliche Planung. Diese Zeit ist natürlich direkt abhängig vom letzten Kündigungstermin und muss sich entsprechend an diesen Zeitraum erstrecken und anpassen. Dies ermöglicht es sowohl dem oder der ausscheidenden Mitarbeiter:in als auch dem Unternehmen, sich auf den Übergang vorzubereiten und die erforderlichen Schritte rechtzeitig durchzuführen. Für Unternehmen ist häufig der Know-how-Transfer kritisch, da dieser zeitlich am längsten dauert.

7. Digitalisierung

Auch im Offboarding erweisen sich weitestgehend digitale Prozesse als besonders hilfreich. Gerade bei den Formalitäten. Aber auch wenn es um Datenschutz und Datensicherheit geht.
Bei fristlosen Kündigungen muss es schnell gehen – Datenschutzpannen oder der Verlust von Betriebsinformationen sind hier praktisch vorprogrammiert ohne ein digitales System, welches besonders Punkt 1 und Punkt 4 unserer Checkliste abdeckt.

8. Positive Verabschiedung

Eine offizielle Verabschiedung des scheidenden Mitarbeiters im angemessenen Rahmen kann dazu beitragen, das Arbeitsklima positiv zu beeinflussen und das Image des Unternehmens zu stärken. Dies kann beispielsweise durch eine kleine Abschiedsfeier, eine Dankesrede oder andere Formen der Anerkennung erreicht werden. Und nicht zuletzt sind ehemalige Mitarbeitende auch immer auch Botschafter des Unternehmens. Eine positive Verabschiedung trägt zusätzlich dazu bei, einen Imageverlust zu vermeiden.

Wenn ihr diese Regeln beachtet und eine Checkliste wie diese zur Verfügung habt, dann kann das nur ein professioneller und positiver Abgang werden. Und wer weiß, wir wissen auch von Fällen, in denen das Ruder nochmal herumgerissen wurde, da in dem Prozess Dinge an den Tag gekommen sind, die schon längst hätten besprochen werden. In jedem Fall erhaltet ihr häufig wertvolle Informationen, die ihr sonst nicht erfahren würdet. Eure Belegschaft wird es euch danken.